Regulamento
Antes de proceder à reserva, leia o regulamento:
I – PRINCÍPIOS GERAIS
1. A Faculdade de Medicina da Universidade do Porto (FMUP) dispõe de espaços que podem ser utilizados para fins diversificados em regime de aluguer.
2. Os espaços não podem ser utilizados para a realização de atividades consideradas inadequadas à natureza institucional da FMUP, às estruturas disponíveis ou que possam colocar em risco a conservação das instalações e dos materiais.
3. A gestão da reserva de espaços é da responsabilidade de:
a. Gabinete de Comunicação & Imagem (GCI): Reuniões e eventos de caráter não letivo;
b. Serviço Académico (SA): Atividades letivas no âmbito exclusivo da FMUP.
Esta norma não invalida, todavia, a possibilidade de as atividades especificadas poderem decorrer em qualquer dos espaços.
4. Os trâmites referentes à cedência de espaços são definidos de acordo com a natureza do evento: interna, mista ou externa.
5. São considerados eventos internos os promovidos integralmente pelas seguintes entidades:
- Direção da FMUP
- Reitoria UPorto
- Departamentos Académicos ou Não Académicos da FMUP*
- Centros de Investigação da FMUP*
- Associação de Estudantes da FMUP*
- Conselho de Administração dos Hospitais Afiliados da FMUP
- Associação de voluntariado do CHSJ
- Conselho de Administração do Centro Hospitalar de São João (CHSJ)
* Desde que existam overheads ou estejam isentos de qualquer colaboração externa ou fonte de financiamento (inscrição ou patrocínio).
Todos os pedidos de reserva de espaços que não cumpram estes requisitos serão classificados como eventos mistos.
6. São considerados eventos mistos os promovidos nos seguintes regimes:
- FMUP como entidade coorganizadora
- Elementos da FMUP integrados na comissão científica/organizadora #
- Organização por outras Unidades Orgânicas da UPorto
- Organização pelos serviços do CHSJ
# Desde que o evento esteja isento de qualquer colaboração externa ou fonte de financiamento (inscrição ou patrocínio).
7. São considerados eventos externos todos os que não possuam qualquer ligação institucional à FMUP.
8. As condições gerais deste Regulamento e os preços de utilização aplicados a cada espaço serão atualizados anualmente ou sempre que se revelar necessário.
II – REQUISIÇÃO DE ESPAÇOS
1. Deverá ser efetuada através do preenchimento do formulário, com antecedência nunca inferior a 10 dias úteis.
2. O cumprimento da alínea anterior não garante a disponibilização de espaço e equipamentos.
3. É possível a visita prévia ao(s) espaço(s) mediante marcação para o correio eletrónico reservas@med.up.pt.
4. Cancelamentos ou alteração à(s) data(s) da(s) reserva(s) não efetuadas em tempo útil acarretam custos adicionais (consultar alínea 7, item V).
III – CONCESSÃO DE ESPAÇOS
1. A cedência dos espaços da FMUP para eventos internos, mistos ou externos depende de prévia apreciação do pedido pelo GCI, tendo por base o presente Regulamento e as caraterísticas da atividade que se pretende organizar.
2. No caso de pedidos simultâneos, as entidades da FMUP e das restantes Unidades Orgânicas da U.Porto têm prioridade sobre todas as outras.
IV – CONDIÇÕES GERAIS DE UTILIZAÇÃO
1. É devida aos utilizadores dos espaços o uso adequado das instalações e dos materiais disponibilizados, que no final do evento deverão retomar a disposição original.
2. O número de participantes deverá ser compatível com a capacidade dos espaços requisitados. Proceder-se-á à mudança de local no caso de incumprimento deste requisito.
3. Não é permitido comer, beber ou fumar no interior dos espaços.
4. Os espaços designados como saídas de emergência/acessos não poderão, sob qualquer pretexto, ser obstruídos.
5. A utilização de todo o tipo de equipamento extra da propriedade do requerente carece de autorização.
6. A afixação e remoção de material de divulgação (ex: banners ou faixas) carece de autorização. Se concedida, esta operação é da inteira responsabilidade da entidade organizadora, restringindo‐se aos espaços que foram objeto de cedência. Deverá ser utilizado material que não danifique o chão, sendo expressamente proibida qualquer afixação nas paredes e/ou vidros.
7. Quaisquer prejuízos ou danos resultantes da incorreta utilização dos espaços e equipamentos é da responsabilidade da entidade requerente/organizadora. Esta medida é extensiva aos danos produzidos pela utilização de elementos decorativos (exemplo: derrame de água de arranjos florais). A eventual necessidade de reparação será imputada à entidade requerente.
V – ESPAÇOS, MATERIAL DE APOIO E CUSTOS DE UTILIZAÇÃO
1. A ocupação dos espaços pode ser parcial ou integral, correspondendo aos seguintes períodos:
- Ocupação integral: dias úteis entre as 08h00 e as 20h00;
- Ocupação parcial: dias úteis entre as 08h00 e as 14h00 ou entre as 14h00 e as 20h00.
A ocupação das Salas daIPG está disponível exclusivamente em dias úteis nos seguintes horários:
- Ocupação integral: entre as 08h00 e as 18h00;
- Ocupação parcial: entre as 08h00 e as 13h00 ou entre as 14h00 e as 18h00.
2. O alargamento do período de ocupação para além dos mencionados no ponto anterior acarreta custos adicionais. Os preços de utilização a aplicar a cada espaço e aos serviços complementares constam nas Tabelas anexadas a este Regulamento.
3. O aluguer dos espaços inclui:
a. Utilização do mobiliário e equipamento audiovisual neles existente;
b. Serviços complementares:
i. Apoio técnico: em dias úteis até às 20h00 para eventos realizados no Auditório do Centro de Investigação Médica (CIM) e Aula Magna da FMUP. Os restantes espaços não carecem desse apoio;
ii. Serviço de limpeza: de 2ª a 6ª feira;
iii. Segurança: de 2ª feira a sábado até às 20h00;
iv. Lugares de estacionamento: em número limitado até ao máximo de 5 e sujeitos a confirmação do pedido.
v. Wi-Fi (ver ponto 14, item V, alínea a.).
4. Aos eventos que decorram fora dos horários ou dias estipulados nas alíneas i., ii. e iii. do ponto anterior, acrescem os custos associados à indispensável prestação dos respetivos serviços. Em eventos considerados internos, a aplicação desta condição será alvo de análise pelo Gabinete de Comunicação & Imagem, sendo atempadamente comunicada aos requisitantes do(s) espaço(s). Os montantes correspondentes são variáveis em função do período e espaços em que decorram as sessões (consultar Tabela IV do Preçário).
5. O aluguer dos espaços para eventos está sujeito às seguintes modalidades de pagamento:
- Eventos internos: isentos;
- Eventos mistos: 50% do valor regulamentar estabelecido;
- Eventos externos: 100% do valor regulamentar estabelecido.
6. Até cinco dias úteis após confirmação da reserva, serão cobrados ao requerente 25% do aluguer do espaço, sendo os restantes 75% pagos até cinco dias úteis à realização do evento.
7. A não comunicação da eventual alteração da data ou cancelamento da reserva até 10 dias úteis à data da realização do evento acarreta custos. Tal corresponde ao valor estipulado no Preçário para a ocupação parcial do(s) espaço(s) requisitado(s) nas datas inicialmente solicitadas.
8. Aos valores praticados acresce IVA à taxa legal em vigor.
9. Sem prejuízo de outras situações, sempre que se verificar uma redução do valor regulamentar estabelecido para o evento é obrigatória a incorporação, em todos os meios de publicidade elaborados, do logotipo da FMUP e a menção “com o apoio da Faculdade de Medicina da Universidade do Porto”.
10. Ao preço do aluguer de cada um dos espaços acresce um valor/hora para montagens e desmontagens (ver Tabelas I, II e III do Preçário).
11. À reserva de espaços que ocorra num mesmo mês para múltiplas datas - nunca inferiores a seis dias - será aplicada uma redução do valor do aluguer, a definir pelo GCI em função dos períodos de ocupação.
12. É possível a realização de testes audiovisuais prévia aos eventos a realizar na Aula Magna ou Auditório CIM. A sua solicitação deverá ser efetuada aquando do preenchimento do formulário.
13. A contratação de serviços catering, de secretariado ou de instalação de exposições é da responsabilidade do requerente.
14. A FMUP disponibiliza vários serviços complementares:
a. acesso à rede wireless. A sua ativação carece de pedido por correio eletrónico para reservas@med.up.pt até cinco dias úteis antes do início do evento;
b. aluguer de placards para afixação de posters (ver Tabela IV-a do Preçário). Poderão ser requisitados - até ao máximo de 10 unidades - através de pedido dirigido a reservas@med.up.pt para utilização exclusiva, ou pelo preenchimento do formulário quando a sua utilização se integre na ocupação de espaços. A colocação e remoção dos placards é da responsabilidade do requisitante do espaço;
c. publicitação do evento no exterior da FMUP (sujeito a autorização). Tal corresponde à possibilidade de colocação de uma ou duas telas horizontais (com as dimensões 3770x1400mm) na estrutura metálica existente nas instalações exteriores do CIM. A execução, colocação e remoção da(s) tela(s) é da responsabilidade do requisitante do espaço. Este serviço tem um custo associado (ver Tabela IV-a do Preçário) e deverá ser requisitado por correio eletrónico para reservas@med.up.pt.
Aprovado em Conselho Executivo da FMUP em janeiro de 2018
